17.11.2021 - Judith Hammer (elk-wue) - Redaktion: Eberhard Fuhr (EJW)

Spiritualität und nahtloser Service

Vorstandsvorsitzende der Evangelischen Tagungsstätten, Cordula Waldeck, im Interview

Vier Tagungsstätten unter einem Markendach und ein Neustart nach Corona: Cordula Waldeck, Vorstandsvorsitzende der Evangelischen Tagungsstätten in Württemberg, spricht im Interview mit Judith Hammer von der Pressestelle der Evangelischen Landeskirche in Württemberg über die Profile der Häuser, über nahtlosen Service am Kunden und über die Zukunft kirchlicher Bildung.

Sie sind zum 1. Juli Ihre neue Position angetreten – welche ersten Eindrücke konnten Sie bisher sammeln?

Cordula Waldeck: Es ist viel zu tun, das ist der erste Eindruck. Zum einen ist die Gründung von ETW* als Gesamtbetrieb, also vier Tagungsstätten unter einem Dach, noch nicht lange her, das war 2019. Dann kam Corona. Alle Themen, die mit solch einer Vereinigung von unterschiedlichen Häusern, Teams und Konzeptionen zu tun haben, wurden begonnen und dann durch Corona massiv ausgebremst. 2020 hatten wir über 190 Schließungstage, die Mitarbeitenden waren in Kurzarbeit. 2021 hatten wir bislang zwischen 160 und 180 Tagen geschlossen, von Haus zu Haus unterschiedlich. Zugleich haben wir aber die Rahmenbedingungen aufrechterhalten.

Der Neustart nach Corona ist in der gesamten Gastronomie schwierig. Die Kolleginnen und Kollegen haben viele Monate lang gewartet, und jetzt kommen von allen Seiten Wünsche, Anregungen und Strategie-Ideen. Wo wollen wir in den nächsten zehn Jahren hin? Wie verändert sich die Bildungsarbeit der Kirche in den nächsten zehn Jahren? Wie sind die Tagungsstätten darin einzubinden?

Haben Sie sich konkrete Pläne und Projekte vorgenommen?

Cordula Waldeck: Wir haben in der vergangenen Woche das erste Projekt abgeschlossen: Ein zentrales Reservierungssystem namens SIHOT für alle vier Häuser. Damit können wir Buchungen und Stammdaten der Kunden etc. verwalten. Die vier Häuser haben damit jetzt dasselbe Reservierungssystem. Die Abläufe hinter den Kulissen sind identisch, ebenso die Korrespondenz, die nach außen an die Kunden geht. Jetzt kann ein Mitarbeiter einfach ins System schauen und sehen, wo Zimmer frei sind. Wenn die Tagungsstätte Bad Boll für den Kunden kein Zimmer hat, dann vielleicht die Tagungsstätte Stift Urach. So haben wir einen nahtloseren Kundenservice, und wir erhalten auf Knopfdruck Daten aus dem System, etwa die Zahl der Übernachtungsgäste und die belegten Tagungsräume. Wir können sehen, wohin sich das Buchungsverhalten unserer Kunden entwickelt. Was muss man verändern? Kommt es so, wie wir es erwartet haben? Passen die Planzahlen? Das ist ein wichtiges Tool, was wir bisher nicht hatten.

Als nächstes ist in Abstimmung mit der Mitarbeitervertretung die Einführung eines – dezentralen – Zeiterfassungssystems geplant. So können wir Dienstpläne besser schreiben, Überstunden und Zuschläge viel einfacher und schneller berechnen, ein wichtiges Thema für Mitarbeitende im Schichtdienst.

Dann steht der Markenauftritt für die evangelischen Tagungshäuser Württemberg mit den vier Standorten an. Diesen Prozess nehme ich jetzt wieder auf, nachdem er in der Pandemie gestoppt war. Wie treten wir als Dachmarke auf? Wie vermarkten wir uns öffentlich?

Aber: Zuerst müssen wir in den Häusern den Neustart nach Corona schaffen. Die Buchungen kamen bis jetzt für 2021 sehr schleppend, für 2022 sieht es besser aus, und für 2023 bin ich optimistisch. Trotz der schleppenden Buchungen müssen wir zusammen mit den Teams vor Ort gut in den Alltag zurückkommen.

Wo sehen Sie Ihren Aufgabenschwerpunkt?

Cordula Waldeck: Ich habe 20 Jahre lang externe Hotellerie gemacht, und 10 Jahre lang ein Tagungshaus der rheinischen Kirche geleitet. Im Moment liegt der Fokus auf den Teams und den Prozessen. Und in dem Moment, in dem ich den Fokus auf die Teams lege, lege ich ihn auf die Gäste. Wir wollen für die kirchlichen und diakonischen Einrichtungen gute Gastgeber sein, damit diese ihre inhaltliche Arbeit in einem guten Ambiente leisten können. Mir ist wichtig, dass alle fröhlich, entspannt und zufrieden in die Zukunft blicken.

Der zweite Fokus liegt auf der Unterstützung der Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen der Tagungshäuser im Alltag. Wichtig ist auch die Kommunikation mit den Gremien innerhalb der Kirche über die Zukunft der Tagungshäuser, sowie die direkte Kommunikation mit den Einrichtungsleitenden nach der organisatorischen Trennung von inhaltlicher Arbeit und Gastronomie. Dafür haben wir mit den Regelgesprächen in den Häusern ein gutes Instrument. Die kirchlichen Einrichtungen als Veranstalter haben manchmal die Sorge, ob das Tagungshaus alle Wünsche und Anforderungen gut erfüllt: Wann kann ich wo hin, wie sieht meine Tagung aus? Unsere Aufgabe ist es, das Gerüst und den Rahmen für eine erfolgreiche Tagung zu schaffen. Und ich bin überzeugt, die Kunden werden merken, dass wir das in den Häusern gut hinbekommen und dass es viel bequemer ist, wenn wir uns darum kümmern. Das „Rundum-Sorglos-Paket“ gibt es jetzt, aber einige Veranstalter sehen die Vorteile noch nicht ganz. Hier sind wir miteinander im Gespräch.

Vor welchen besonderen Herausforderungen stehen die Tagungshäuser der Landeskirche aktuell?

Cordula Waldeck:
Neben den Auswirkungen der Pandemie und den bereits genannten Themen ist eine weitere Herausforderung: Wie fördern wir von unserer Seite die Akzeptanz der Hotellerie als Gegenüber zur inhaltlichen Arbeit bei gleichzeitiger Verbundenheit? Diese Balance müssen wir schaffen. Für das Wirtschaftliche der Tagungsstätten sind wir verantwortlich. Wir bekommen eine Zuweisung der Landeskirche und müssen in diesem Rahmen unsere Kosten erwirtschaften und am Markt bestehen.

Eine große Herausforderung ist der allgemeine Kosten- und Spardruck in der Landeskirche – das trifft derzeit alle, auch die inhaltlichen Einrichtungen. Und wir müssen uns als Tagungshaus zu Fragen verhalten: Wie verändert sich Bildung in den nächsten Jahren? Wo geht Bildungsarbeit hin? Werden die Formate kleiner? Wahrscheinlich. Werden sie weniger? Vielleicht. Werden sie anders? Bestimmt – präsent, hybrid, nur digital. Werden die Präsenztage das Niveau von 2019 erreichen? Ich denke nicht. Großveranstaltungen mit mehr als 500 Personen werden vermutlich auf absehbare Zeit nicht mehr stattfinden. Die Formate werden kleiner werden, aber auch wertiger.

Wir müssen die Häuser auch baulich entwickeln. Wir sind technisch gut ausgestattet, aber wir müssen uns fragen, wo wir uns noch verbessern können. Das alles müssen wir zusammen mit den einzelnen Einrichtungen herausfinden und bearbeiten.

Können Sie Beispiele dafür geben, wo bei den Tagungsstätten konzeptionelles Potenzial liegt?

Cordula Waldeck: Die vier Häuser haben sehr unterschiedliche Profile – das ist ein großer Reichtum und Vorteil. Der Bernhäuser Forst steht unter dem Thema „Weite“: Auf diesem Gelände kann man vieles machen: Jugend- oder Familienarbeit, draußen sein mit vielen Menschen – wenn das wieder möglich ist.

Das besondere Profil und Alleinstellungsmerkmal der Tagungsstätte Stift Urach ist Einkehr und Spiritualität. Sie treten ein und denken: Ja, dies ist eine andere Welt. Zugleich ist Urach von allen Häusern aus meiner Sicht am weitesten in Richtung Hotel entwickelt.

Die Tagungsstätte Stuttgart-Birkach ist die Heimat vieler Einrichtungen und ich möchte mich gerne dafür einsetzen, dass das so bleibt; dazu können Co-Working-Spaces entstehen.

Die Akademie Bad Boll ist für mich mit ihrer inhaltlichen Arbeit der zurückliegenden 75 Jahre die Mutter aller Akademien und Veranstalterin für Tagungen zu gesellschaftspolitischen Fragen. Wir bieten mit unserem gastronomischen Portfolio der Tagungsstätte den Rahmen und die Plattform für die Arbeit der Akademie, deren Ruf legendär ist.

Diese Vielfalt und Individualität der Häuser und der Teams wollen wir als Vorstand stärken, ggf. auch in einzelnen Dingen noch das Profil schärfen, das ist mir wichtig.

Die Zukunft von Tagungsstätten wird allgemein diskutiert, nicht erst seit den digitalen Meetings der Corona-Pandemie. Braucht es solche Orte auch zukünftig?

Cordula Waldeck: Ja, wir brauchen solche Orte, besonders wir als Kirche für die kirchliche und diakonische Arbeit. Wenn man diese Möglichkeiten nicht hat, zwingt man die Kunden, extern zu buchen, aber das bringt Probleme: Zum einen die Preise, die bei externen Hotels variabel sind, was die Planung erschwert. Zum anderen können normale Tagungshotels viele spezielle Bedürfnisse kirchlicher Kunden nicht befriedigen: Einen Raum mit einer gestalteten Mitte oder einen Raum der Stille, eine Kapelle und einen Andachtsraum zur Verfügung stellen, alles für ein Abendmahl vorbereiten, oder auf ein Schweige-Seminar Rücksicht nehmen – das findet man draußen nicht.

Auch kirchenintern braucht es solche Orte: Wir als Tagungsstätten sind für die eigenen Kolleginnen und Kollegen das Zuhause, wenn sie nicht zuhause sind. Mein Ziel ist, dass man sich genauso gut fühlt wie zuhause, vielleicht sogar ein wenig besser. Dazu braucht es die Wertschätzung für Bildung: Wir sind der Ort, an dem eine gute Aus-, Fort- und Weiterbildung stattfindet.

Inwiefern sind die kirchlichen Tagungsstätten auch für nicht-kirchliche Events eine Alternative zu anderen Locations, oder vielleicht sogar besser geeignet?

Cordula Waldeck: Das kommt darauf an: Zuerst möchten wir Orte der Bildung und Begegnung bereitstellen und die Bedürfnisse der breiten und vielfältigen kirchlichen Bildungsarbeit befriedigen, in vielen Fällen mit externen Gruppen aus Verbänden, Ministerien und der Zivilgesellschaft. Wenn dann noch freie Buchungskapazitäten vorhanden sind, gibt es durchaus Kunden, die das etwas andere Ambiente unserer Tagungsstätten zu schätzen wissen. Auch hier sehen wir einen Auftrag, missionarisch zu wirken und kirchliche Tagungshäuser mit den kirchlichen Angeboten einer Andacht einladend zu gestalten. In welchem Maß wir dies zukünftig umsetzen werden, weiß ich noch nicht, das hängt auch davon ab, wohin sich die Bildungsangebote und -veranstaltungen in den nächsten zehn Jahren entwickeln werden.

Aber allgemein gesagt: Wir sind immer eine Alternative, weil wir einen anderen Spirit haben als ein normales Kettenhotel. Wir müssen auch wirtschaftlich arbeiten, sind aber im Unterschied zur Kettenhotellerie nicht an der Börse notiert und gehören keiner „Heuschrecke“ . Wir sind kirchliche Tagungshäuser und damit auch familiärer, trotz unserer Größe. Die Teams sind teilweise schon lange zusammen, alles ist entschleunigter. Es ist ein Unterschied, ob Sie mit einem Teambuilding in ein Ketten-Hotel oder ins idyllische Bad Boll gehen. Wenn man an den öffentlichen Markt gehen will, dann sind Entschleunigung und Einkehr sowie das Ambiente z. B. einer Klosteranlage die Hauptthemen. Das ist attraktiv für alle Events mit menschlichem Fokus: Change-Management-Prozesse, Teambuilding und ähnliches.

Ich finde übrigens, dass wir das als Kirche noch nicht stark genug nach außen tragen. Wir können der Öffentlichkeit zeigen, dass hinter Kirche mehr steckt als Kirchensteuer und Sonntagsgottesdienst. Da steckt Seelsorge dahinter, da steckt Menschenliebe, Entschleunigung und Spiritualität dahinter. Wenn wir als Tagungshäuser nach außen gehen, sollten wir das auch nach außen zeigen.

Sie bringen viel Erfahrung aus dem Hotelfach mit, haben große Hotels im In- und Ausland geleitet – inwieweit greifen Sie in der neuen Aufgabe besonders darauf zurück?

Cordula Waldeck: Ich bin nach dem Studium im Steigenberger Hotel in Baden-Baden eingestiegen – damals gab es noch die echte 5-Sterne-Gastronomie. Ich habe dort von A bis Z und von Z bis A die klassische Hotellerie gelernt. Was ich von Steigenberger mitbringe, ist das absolute Fachwissen darüber, wie Gastronomie funktioniert. Und wie es funktioniert, ein Zuhause zu verkaufen, das sich besser anfühlt als das eigene Zuhause. Wie sieht nahtloser Service aus? Was macht gutes Gastgeben aus? Gastgeben ist für mich, die auch nach 30 Jahren immer noch neugierig ist, die Menschen liebt und gerne mit anderen zusammen ist, der schönste Beruf.

Danach war ich in der Kettenhotellerie, das bedeutet: Strikte Prozesse und Standards und die Analyse von Kennzahlen. Deshalb ist mir SIHOT jetzt so wichtig: Damit wir eine gemeinsame Sprache über das Kerngeschäft sprechen. Das heißt: Wie viele Zimmer haben wir verkauft, wie viele Tagungsräume, welchen Umsatz haben wir gemacht? Denn: Wir haben eines der verderblichsten Produkte der Welt. Wenn wir es nicht verkauft haben, ist es weg. Wir können es nicht am nächsten Tag reduziert anbieten. Das muss man für die Planung nutzen. Zum Beispiel können wir an unsere kirchlichen Kunden zu Weihnachten und zu Ostern keine Zimmer verkaufen, denn diese haben dann selbst Hochsaison. Also können wir an diesen Tagen schließen, interne Fortbildungen durchführen oder ähnliches. Das bringe ich aus der Kettenhotellerie mit. Und ein weiteres: Ich nehme es sehr genau mit der Qualität und mit dem Service am Gast. Da sind wir mit den Teams in unseren Häusern auf einem guten Weg.

Hintergrund:

2019 wurden vier der Bildungshäuser der Evangelischen Kirche in Württemberg –  Bad Boll, Bernhäuser Forst, Stift Urach, Stuttgart-Birkach – unter der Dachmarke Evangelische Tagungsstätten in Württemberg (ETW) zusammengefasst.

Die ETW sind als Gesamtbetrieb eine unselbständige Einrichtung der Evangelischen Landeskirche in Württemberg.

Die Häuser in Bad Boll, Bad Urach, Stuttgart-Birkach und dem Bernhäuser Forst bieten Orte der Bildung, der Begegnung sowie der Erholung an. Sie unterstützen kirchliche und diakonische Einrichtungen, Dienste und Werke in der Durchführung von Bildungs- und Erholungsveranstaltungen und sind als Hotelbetriebe darüber hinaus Gastgeber auch für Gruppen sowie Gäste, die zu Tagungen oder zur Erholung anreisen.

Die Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer der Tagungshäuser bilden zusammen mit der Vorstandsvorsitzenden Cordula Waldeck den Vorstand der ETW:

  • Christoph Grosdidier, Ev. Tagungsstätte Bad Boll
  • Melanie Grötzinger, Ev. Tagungsstätte Bernhäuser Forst
  • Jochen Leveringhaus, Ev. Tagungsstätte Stuttgart-Birkach
  • Stephanie Schwetz, Ev. Tagungsstätte Stift Urach

Weitere Informationen:


Das Evangelische Jugendwerk in Württemberg (EJW) koordiniert, fördert und gestaltet die evangelische Jugendarbeit in Württemberg. Unser Ziel ist es, junge Menschen zum Glauben an Jesus Christus einzuladen, ihren Glauben im Alltag zu stärken und sie bei ihrem Engagement für Jugendarbeit und Gesellschaft zu unterstützen. Kurz gesagt: begegnen, begleiten und befähigen. Deshalb unterstützen wir Kinder, Konfirmanden, Jugendliche, Familien und (junge) Erwachsene über unsere sinnstiftenden Arbeitsbereiche, Veranstaltungen, Bildungsangebote und Reisen. Zudem bringen wir die einzelnen Jugendwerke vor Ort sowie in den Bezirken voran. Als größter konfessioneller Jugendverband in Baden-Württemberg bieten wir jährlich circa 306.000 jungen Menschen regelmäßige und circa 462.000 einmalige Angebote. Wir arbeiten selbstständig im Auftrag der Evangelischen Landeskirche in Württemberg und mit einem großen Netzwerk an Partnern. Mehr über uns erfahren Sie unter www.ejwue.de/ueber-uns/wer-wir-sind/ 

FSJ/BFD lohnt sich!

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Anna-Maria Steinhilper (Kirchengemeinde Knittlingen (18/19))

Studium Grundschullehramt an der PH in Karlsruhe

"Mein Freiwilligendienst war herausfordernd, leidenschaftlich und wertvoll. Ein Jahr gefüllt mit tollen Erlebnissen, Chancen, Impulsen und spannenden Begegnungen mit anderen Menschen und Gott. Ich würde mich immer wieder für ein FSJ im EJW entscheiden!"

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