Aufwendungsersatz und Aufwandsentschädigung an Ehrenamtliche

Konkreter Kostenersatz oder pauschale Entschädigung - die Unterschiede

Natürlich widersprechen finanzielle Zuwendungen in Form von Honorar oder Stundenlohn dem Prinzip der Ehrenamtlichkeit. Allerdings sollen den Ehrenamtlichen durch die Tätigkeit keine zusätzlichen eigenen Kosten entstehen, weshalb ihnen der persönliche Aufwand (sog. "Aufwendungen") erstattet werden können und sollen.

Ehrenamtliche, die im Auftrag der Gemeinde oder eines Vereins tätig sind, haben daher Recht auf Ersatz von Auslagen (sog. "Aufwendungsersatz", insbesondere Telefon-, Porto- und Fahrtkosten, Arbeitsmaterial, Arbeitshilfen und Fachzeitschriften). Diese müssen konkret belegt werden, um erstattet werden zu können.

 

Zivilrechtlicher Hintergrund ist das BGB-Auftragsrecht der §§ 622ff BGB. Hier wird die Übernahme und Durchführung eines "Geschäfts" (im weiten Sinne) zwar unentgeltlich vereinbart (also ohne Gegenleistung durch den Auftraggeber), dennoch darf der/die Beauftragte (hier: Ehrenamtliche) konkrete finanzielle Aufwendungen, die sie/er für erforderlich hält, geltend machen (§ 670 BGB). Allerdings müssen diese tatsächlich erforderlich gewesen und auch angemessen sein. 

 

Soweit ehrenamtliche für die geleistete Arbeit und aufgewendete Zeit (also nicht für konkrete Auslagen = Aufwendungen) entschädigt werden sollen, sind wir begrifflich im Bereich der Aufwandsentschädigung. Diese kann pauschal (ohne Belege) ausbezahlt werden.

Solche pauschalen Aufwandsentschädigungen sind steuerfrei im Rahmen der Ehrenamtspauschale in Höhe von bis zu 840,00 Euro pro Jahr und Person und des Übungsleiterfreibetrags (Übungsleiterpauschale) mit maximal 3.000,00 Euro pro Jahr und Person (vgl. § 3 Nr. 26 und 26a Einkommenssteuergesetz). 

Allerdings darf die Aufwandsentschädigung nicht so hoch sein, dass sie für die/den Betreffende/n die Funktion eines Entgelts hat, weil sie z. B. der Deckung des Lebensunterhalts dienen soll - das kann im Rahmen des Übungsleiterfreibetrags (3.000,00 €) im Einzelfall schon anzunehmen sein. 

 

 

 

 


- Peter L. Schmidt
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