Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronischen Rechnung für Vereine und gemeinnützige Einrichtungen Pflicht, soweit sie Unternehmer im Sinn des Umsatzsteuergesetzes sind.
Ab 2025 werden für alle Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtend. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen. Der Vorteil von E-Rechnungen ist, dass sie elektronisch eingelesen, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden. Dadurch kommt es zu einer weiteren Digitalisierung des Geschäftsverkehrs und natürlich auch zu Vereinfachungen und Einsparungen im Verwaltungsbereich.
Was ist der Unterschied der E-Rechnung zur bisherigen „elektronischen Rechnung“?
Schon bisher gab es neben der Papierrechnung die Möglichkeit, Rechnungen in digitalen Formaten (z. B. als PDF) auszustellen. Die E-Rechnung unterscheidet sich davon durch ein bestimmtes strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Wichtig ist, dass die Übermittlung einer solchen E-Rechnung in elektronischer Form in der Regel per E-Mail erfolgen muss. Denkbar sind aber auch Downloads über ein Portal oder über sonstige Schnittstellen. Die Übergabe eines USB-Sticks ist also keine elektronische Übermittlung.
Pflicht zur E-Rechnung bei Unternehmen
Voraussetzung für eine Pflicht zur Einführung der E-Rechnungs ist, dass ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer oder eine andere juristische Person berechnet und dass alle Beteiligten im Inland ansässig sind.
Achtung: Auch gemeinnützige Organisationen können umsatzsteuerlich als Unternehmer gelten, wenn sie entgeltlich Leistungen im Rahmen eines Leistungsaustauschs erbringen!
Sobald ein Verein am Wirtschafts- und Rechtsverkehr wie ein Unternehmer teilnimmt und z. B. Hüpfburgen vermietet, betätigt er sich wirtschaftlich wie Unternehmer. Das gilt selbst dann, wenn er nur einen „Binnenmarkt“ bedient, indem er bestimmte entgeltliche Leistungen nur seinen eigenen Mitgliedern oder anderen gemeinnützigen Organisationen anbietet. Ausgenommen ist bei ihm nur der ideelle (nicht-unternehmerische) Bereich.
In Grenzfällen – die im Einzelfall zu prüfen sind – liegen Leistungen, die zwar wirtschaftliche Relevanz haben, aber nicht als Geschäftsbetrieb im Vordergrund stehen. Wenn die Tätigkeit erkennbar unmittelbar dem ideellen Hauptzweck dient, ist der Verein deswegen nicht notwendigerweise Unternehmer. Vorsorglich sollten auch diese Körperschaften in solchen Graubereichen die E-Rechnung verwenden.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Echte Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten
Zumindest Annahme der E-Rechnung wird für alle ab 2025 verpflichtend
Auch wenn Vereine wegen der o.g. Ausnahmen selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, müssen sie ab dem 1. Januar 2025 zumindest in der Lage sein, sie zu empfangen und zu verarbeiten. Sie müssen also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen. Das bedeutet insbesondere, dass sie über eine Software verfügen müssen, mit der sie die Rechnungen lesen und damit prüfen können, auch wenn sie sie selbst nicht digital weiterverarbeiten.
Software zum Erstellen von E-Rechnungen
Entsprechende Online-Tools sind leider notwendig und es wird zweifellos bis zum Jahresende genügend Anbieter am Markt geben. Einige finden sich hier.
E-Rechnungen auch bei Kleinunternehmern
Selbst Kleinunternehmer nach § 19 UstG, die auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, sind nicht allein deswegen grundsätzlich von der E-Rechnungspflicht befreit. Hier müssen insbesondere kleinere CVJM vorsichtig sein, die sich als Kleinunternehmer bislang nicht mit der Umsatzsteuer befasst haben.
Die Kleinunternehmergrenze liegt derzeit bei 22.000 € Umsatz im Vorjahr und bei erwarteten 50.000 € im laufenden Kalenderjahr .
Jedoch gilt für kleine Unternehmen bis 800.000 € Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr zumindest eine besondere Übergangsregelung: diese sind erst ab 2028 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
Ausnahme Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Eine wichtige Ausnahme von der E-Rechnungspflicht gilt bei Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € brutto. Diese können wie bisher als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
Achtung: In einen Gesamtbetrag können auch steuerbefreite Teilleistungen einfließen!
Zur Aufbewahrung von E-Rechnungen
Für die E-Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsvorschriften wie für bisherige digitale Rechnungen. Auch wenn der Dateiname geändert werden darf, müssen sie im gleichen Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Entscheidend ist, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind.
Übergangsregelungen
Für die verpflichtende Einführung der E-Rechnung gibt es Übergangsregelungen. Dabei muss unterschieden werden zwischen der Möglichkeit des Empfangs von E-Rechnungen und der Ausstellung von E-Rechnungen. Die Empfangsmöglichkeit muss (ohne Übergangsregelung) ab dem 1. Januar 2025 gewährleistet sein. Die Übermittlung als E-Rechnung dagegen wird erst ab 2027 verpflichtend, sofern von keiner der genannten Ausnahmen profitiert wird.