Ehrenamtlichen kann entweder ein sogenannter (konkreter) Aufwendungsersatz für ihre tatsächlich, nachweisbar erbrachte Auslagen bezahlt werden, oder aber auch eine (pauschale) Aufwandsentschädigung, die als Einkommen eigentlich versteuert werden müsste, aber im Rahmen von Ehrenamts- oder Übungsleiterfreibetrag doch steuerfrei bleibt.
Aufwendungsersatz
Auch wenn finanzielle Zuwendungen in Form von Honorar oder Stundenlohn dem Prinzip der Ehrenamtlichkeit widersprechen, sollten Ehrenamtlichen durch die Tätigkeit keine zusätzlichen eigenen Kosten entstehen. Aus diesem Grund kann und soll ihnen der persönliche Aufwand (sog. „Aufwendungen“) erstattet werden.
Ehrenamtliche, die im Auftrag einer Gemeinde oder eines Vereins tätig sind, haben das Recht auf Ersatz von Auslagen (sog. „Aufwendungsersatz“), insbesondere Telefon-, Porto- und Fahrtkosten sowie Arbeitsmaterialien, Arbeitshilfen und Fachzeitschriften. Diese Aufwendungen müssen konkret belegt werden, um erstattet werden zu können.
Zivilrechtlicher Hintergrund ist das BGB-Auftragsrecht der §§ 622ff BGB. Hier wird die Übernahme und Durchführung eines „Geschäfts“ zwar unentgeltlich vereinbart – also ohne Gegenleistung durch den Auftraggeber – dennoch darf der oder die Beauftragte (hier: Ehrenamtliche) konkrete finanzielle Aufwendungen geltend machen, die für erforderlich erachtet werden (§ 670 BGB). Allerdings müssen diese Aufwendungen tatsächlich erforderlich und auch angemessen gewesen sein.
Aufwandsentschädigung
Soweit Ehrenamtliche für die geleistete Arbeit und aufgewendete Zeit (nicht für konkrete Auslagen = Aufwendungen) entschädigt werden sollen, fallen diese Entschädigungen begrifflich in den Bereich der Aufwandsentschädigung. Diese kann pauschal – also ohne Belege – ausbezahlt werden.
Solche pauschalen Aufwandsentschädigungen sind steuer- und sozialabgabefrei im Rahmen der Ehrenamtspauschale und des Übungsleiterfreibetrags bzw. der Übungsleiterpauschale möglich (vgl. § 3 Nr. 26 und 26a Einkommenssteuergesetz).